e-Arşiv'e geçiş zorunlu mu?

e-Arşiv sistemine geçiş zorunlu mu?

Resmi Gazete'de yayınlanan 509 Sıra Nolu, VUK Genel Tebliği ile; e-Fatura, e-Defter, e-Arşiv ve e-İrsaliye uygulamalarının kapsam ve zorunluluk şartları yenilendi.

Uzun zamandır beklenen tebliğinin yayınlanması ile e-Dönüşüm piyasası olabildiğince hareketlendi. 

e-Arşiv sistemine geçiş zorunlu mu?

Tebliğ'e göre; e-Fatura'yı kullanan tüm mükelleflerin 1 Ocak 2020 tarihi itibariyle e-Arşiv Fatura kullanmaları zorunlu hale getirildi.

2018 yılı cirosu 5 milyon TL ve üzeri olan firmaların 1 Temmuz 2020 tarihinden itibaren e-Fatura ve e-Arşiv kullanmaları gerekiyor.

e-Arşiv Fatura uygulamasına dahil olmayan mükelleflerin 1 Ocak 2020'den sonra düzenlenecek faturaların, vergi mükelleflerine vergiler dahil toplam tutarı 5.000 TL'yi, vergi mükellefi olmayanlara, vergiler dahil toplam tutarı 30.000 TL'yi aşan fatura düzenlemesi durumunda, söz konusu faturaların e-Belge düzenleme portalı üzerinden "e-Arşiv Fatura" olarak düzenlenmesi de zorunlu oldu.

Ayrıca aracı hizmet sağlayıcılar, internet ortamında ilan yayınlayanlar, internet reklamcılığı hizmet aracıları ve meyve, sebze ticareti ile uğraşan mükellefler ciro limitine bakılmaksızın e-Arşiv kapsamına alındı. 1 Ocak 2020'den sonra e-Arşiv uygulamasına geçmek zorundadır.

e-Fatura kullanıcılarının, e-Arşiv uygulamasına geçmesi isteğe bağlıydı ancak yeni yayınlayan tebliğe göre en geç 31 Aralık 2019 tarihine kadar e-Fatura kullanan herkes e-Arşiv de kullanmak zorunda. 1 Ocak 2020 itibari ile kağıt fatura kesilemeyecektir.

e-Arşiv nedir?

e-Arşiv; Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlara uygun olarak faturanın elektronik ortamda oluşturulması, elektronik ortamda muhafazası, ibrazı ve raporlamasını kapsayan bir uygulamadır.

e-Arşiv, e-fatura kapsamında olmayan işletmelere veya kişilere, elektronik ortamda fatura gönderme sistemidir. e-Arşiv de tıpkı e-Fatura gibi dijital bir uygulamadır.

e-Arşiv Faturası nedir?

e-Arşiv Fatura, 433 Sıra No'lu Genel Tebliğ'de yer alan koşullara uygun olarak dijital ortamda düzenlenmesi, saklanması ve ibraz edilmesine olanak sağlayan uygulamadır.

e-Arşiv Faturası, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan şahıs ve kuruluşlara gönderilen elektronik faturalardır. Yani e-Fatura Uygulaması'na kayıtlı yükümlülüler için oluşturulan faturalar dışındaki tüm faturalar, e-Arşiv Faturası kapsamındadır. e-Arşiv uygulaması aracılığıyla düzenlenir, gönderilir ve saklanır.

e-Arşiv Faturayı e-posta veya yazıcıdan çıktı olarak müşterinize gönderebilirsiniz. e-Arşiv Fatura sisteminde, e-Fatura'dan farklı olarak, oluşturulan faturalar, GİB üzerinden alıcısına ulaştırılmaz.

e-Fatura nedir?

e-Fatura; faturaların dijital ortamda hazırlanması, saklanması ve gönderilmesine imkan sağlayan sistemdir. e-Faturalar'ın, kâğıt faturalardan hiç bir farkı yoktur. e-Fatura, veri standartı ve formatı GİB tarafından belirlenir. GİB'in sunucuları üzerinden alıcı ve satıcıya iletilir.

e-Faturayla birlikte e-Arşiv fatura da kullanarak yalnızca e-Fatura kullanıcılarına değil, bütün müşterilerinize elektronik ortamda fatura kesebilirsiniz.

e-Arşiv Faturası ve e-Fatura Arasındaki Farklar Nelerdir?

1- e-Fatura sadece e-Fatura yükümlüleri arasında kesilir ve gönderilir. Hem alıcının hem de göndericinin de e-Fatura sistemine kayıtlı olması gerekir.

e-Arşiv ise göndericilerin e-Fatura, alıcıların ise kağıt fatura kullanması halinde düzenlenir. e-Fatura kullanıcısı olmayan tüm kişi ve kuruluşlara e-Arşiv Fatura düzenlenir.

2- e-Fatura'da tüm faturalar GİB tarafından kontrole tabi tutulur.

e-Fatura'da gönderilen her fatura önce Gelir İdaresi Başkanlığı'na iletilir. e-Arşiv'de ise GİB'e sadece ay sonlarında bir rapor ile bilgi verilmektedir.

3- e-Fatura uygulamasında faturalar, elektronik bir ortamda alıcıya iletilir. Kağıt çıktısı alınamaz. e-Arşiv'de ise hem elektronik ortamda gönderim yapılabilir, hem de kağıt fatura çıktısı alınabilir.

4- e-Fatura'nın formatı zorunludur. Oysa e-Arşiv'de serbest format kullanılır.

5- e-Fatura'da GİB veya özel entegratör kullanılır. e-Arşiv'de ise özel entegratör ya da kendi bilgi sistemi kullanılır.

Kimlere e-Arşiv Fatura Gönderilebilir?

e-Fatura kullanıcısı olmayan tüm müşterilerinize e-arşiv faturası gönderebilirsiniz.

e-Arşiv Fatura Nasıl Gönderilir?

e-Arşiv Faturanızı hazırladıktan sonra PDF formatında mail yoluyla iletebilirsiniz.

e-Arşiv kullanmak için e-Fatura kullanıcısı olmak zorunlu mu?

GİB tarafından belirlenen kurallara göre e-Arşiv kullanıcısı olmak için önce e-Fatura kullanıcısı olmanız gerekir.

e-Arşiv Faturaya geçtikten sonra kağıt fatura kullanılabilir mi?

e-Arşiv faturaya geçtikten sonra e-Arşiv Fatura yerine 1 Ocak 2020'den itibaren kağıt fatura keserseniz Özel Usulsüzlük Cezası uygulanır.

e-Arşiv Uygulamasına Nasıl Geçilir?

1- GİB Portal aracılığıyla
2- Özel entegratör kurumlar aracılığıyla
3- Kendi sisteminizi GİB'in sistemine entegre ederek

e-Arşiv Faturanın Avantajları

1- e-Arşiv, faturaların dijital ortamda raporlanmasını, ibraz edilmesini ve saklanmasını sağlar.

2- Faturalarınıza elektronik ortamda erişim sağlar, isterseniz nüshasını mail gönderebilirsiniz.

3- e-Arşiv Fatura, üzerinde "irsaliye yerine geçer" ifadesi varsa, irsaliye yerine de geçer.

4- Muhasebe süreçlerinizi hızlandırır, fatura işlemlerindeki hata oranlarını minimuma indirirsiniz

5- e-Arşiv sayesinde faturalarınız 10 yıl boyunca saklanır.

6- ERP uygulamalarına entegre olabilirsiniz.

7- Kağıt masraflarından kurtulursunuz, ayrıca ağaç kesimi engellenir ve bu sayede çevreyi korumuş olursunuz

Not: İsteyen her firma e-Arşiv fatura kullanabilir ancak e-Arşiv fatura kullanabilmek için öncelikle e-Fatura sistemine dahil olunması gerekir.

E-Arşiv faturasına https://earsivportaltest.efatura.gov.tr/ adresinden kullanıcı adı ve şifre ile giriş yapabilirsiniz.

e-Fatura ve e-Arşiv konularında detaylı bilgi almak için bizimle iletişime geçebilirsiniz.